Documentación para el Control de Mercancías

Pedido de Compra

El Pedido de Compra (o Nota de Pedido) es el documento donde el comprador comunica a la parte vendedora su decisión de adquirir en firme ciertos bienes o servicios. Cuando se recibe el pedido se iniciarán los trámites necesarios (localizando el material, verificando que se cuente con existencias, comprobando su calidad, etc.), con el fin de ponerlo a disposición para su entrega o envío.

Albarán

Junto a la mercancía, es aconsejable que se presente un documento que acredite que el material se ha entregado de forma correcta y acorde con el pedido, es lo que denominamos Albarán (o Nota de Entrega).

Hoja de Ruta

En el contexto del transporte y la logística, la Hoja de Ruta es un documento donde constan los pedidos a entregar, el lugar de origen, su destino, el vehículo que se hará cargo de su traslado y en ocasiones, incluso el trayecto a seguir, lo que permitirá optimizar la secuencia de los distintos procesos, desde su recogida, hasta la entrega final.

Factura y Ticket de Venta

La Factura es el documento mercantil donde se reflejan todos los detalles de la operación de compraventa. Se trata de un documento mucho más completo que el albarán, pues tiene valor contable y fiscal, lo que implica la obligación de cumplir una serie de requisitos exigidos por Ley (numeración y fecha, datos identificativos del vendedor, del comprador y de los productos o servicios suministrados, incluidos los precios e impuestos aplicados).

El Ticket de Venta, a grandes rasgos, viene a ser lo mismo que una factura, solo que a nivel informativo se presenta de manera simplificada, con menos datos fiscales que esta otra, sobre todo en lo relativo al comprador.

Recibo de Pago

Se trata de un documento donde se acredita que la operación se ha abonado correctamente. Existen empresas y/o almacenes donde, para la entrega de la mercancía, se requiere que el comprador presente justificante mediante el cual se declare que el pago de la operación se ha llevado a término de manera anticipada (justificante de ingreso o transferencia bancaria), o también puede tratarse de un documento que el vendedor entregue al comprador en el acto de la entrega, indicando que ha recibido el importe acordado para retirar la mercancía, bien en efectivo o a través de algún otro medio, como tarjeta de crédito o débito, cheque, pagaré, etc.